Hoe organiseren we communicatie?

[ Deel 1. Dit blog is een onderdeel van een drieluik. ]

Waar vroeger vooral de vraag aan communicatieadviseurs was “hoe gaan we wat en wanneer aan wie en hoe vertellen” is mijn werk als communicatieadviseur aan het veranderen. Steeds vaker ben ik (ook als zzp-er) betrokken bij opdrachten en projecten waarbij het gaat om organisaties beter of anders te laten communiceren.

Iedereen is de hele dag aan het communiceren. Intern, extern, offline en online. We communiceren met opdrachtgevers, collega’s en stakeholders. Successen in communicatie zijn sterk afhankelijk van de wijze waarop communicatie (als functie of afdeling) is georganiseerd in een organisatie. Voor het effectief organiseren van communicatie zijn er drie uitgangspunten die ik heel belangrijk vind.

1. Communicatie is strategisch.

Communicatie moet worden gezien als een strategisch onderdeel van een organisatie. Ideaal gezien is bij alle besluiten over beleid en strategie, communicatie een vast onderdeel op de agenda. Communicatie is niet alleen het schrijven van een tekst of bijhouden van een social media account.

2. Communicatie moet waarde toevoegen.

Deze waarde kan – en moet –  onderbouwd worden met concrete resultaten. Andere afdelingen moeten ook cijfers rapporten. Intern moet men inzien dat communicatie waarde toevoegt. Het klinkt als een open deur, maar zonder intern draagvlak is het organiseren van communicatie onbegonnen werk.

3. Een professionele communicatiestructuur.

Als de communicatieactiviteiten goed gecoördineerd worden is dat vaak de basis van het effectief  organiseren van communicatie. De activiteiten moeten worden geïntegreerd, afgestemd en gestructureerd worden. Dat kan alleen maar als er een duidelijke aanpak is. Denk hierbij ook aan de ‘traditionele’ indeling: corporate communicatie, interne communicatie en marketingcommunicatie.

Als deze bovenstaande drie zaken op orde zijn, is het optimaliseren van de communicatie een logische stap. Alleen het ‘zenden’ van boodschappen is natuurlijk allang niet meer voldoende. Het is in deze tijd een mooie uitdaging om de juiste media – maar vooral de juiste content – te vinden die aansluit bij de doelgroepen. Daarover in een vervolg blog meer…