Tijd is Geld!

Tips voor meer productiviteit

Het is klinkt misschien als een cliché, maar er is nog veel te winnen als het gaat om ‘time management’. In elk geval bij mij. Ik weet dat veel mensen heel goed kunnen plannen en dat zij ideeën en doelstellingen overzichtelijk in kaart kunnen brengen. Processen en procedures staan overzichtelijk op een rijtje. Dat klinkt goed en efficiënt. Nu ik nog.

Als ik kijk naar mijn eigen schema kijk, zijn intern overleg, vergaderingen en managementtaken aan de orde van de dag. Klanten bezoeken en (online) marketingacties staan uiteraard ook dagelijks op de agenda. Maar met al deze taken en verantwoordelijkheden, is het soms moeilijk om productief te blijven en niet te verdwalen in de dagelijkse chaos. Hieronder staan een paar tips die kunnen helpen om (beter) georganiseerd te zijn. Vijf tips die ik eigenlijk wel wist, maar die ik nu ook in de praktijk ga gebruiken…

1. Goed idee? Schrijf het op!

Soms gaan er ineens verschillende creatieve gedachten en nieuwe ideeën door je hoofd. Overdag en ’s nachts. Om te zorgen dat er dan geen goede concepten of ideeën verloren gaan, kan je het beste je idee even opschrijven. Of dat nu op een kladblokje, je smart phone of de achterkant van een bierviltje is. Je hebt meteen meer ruimte in je hoofd. Op die manier kan je je gelijk weer beter richten op de dingen waarmee je bezig was/bent.

2. Maak een (online) projecten- en actielijst

Creëer overzicht in projecten, taken en acties door het maken van een duidelijke lijst. Alles wat je wil doen op een dag, of in een week, staat keurig op een rijtje. Zorg dat deze lijst niet gelijk overvol raakt met taken en acties want dan is het effect weg. Je hebt allerlei apps die je helpen het overzicht te houden. Zelf gebruik ik de app Asana zodat al mijn projecten en taken via mijn smart phone bereikbaar zijn en waarbij ik ook acties kan uitzetten naar anderen uit een (project)team. Handig!

3. Ga (af en toe) offline

Er is elke dag, elk uur en eigenlijk elke minuut online van alles aan de hand. Emails stromen binnen en ook via de social media kanalen komen allerlei berichten binnen. Gelijk even kijken en reageren, klinkt goed, maar is het soms niet. Erg tijdrovend en dus efficiency verlagend. Ga daarom eens offline. Of het nu een uurtje of een halve dag is. Zet alle mobiele devices uit en controleer je email bijvoorbeeld maar 2 of 3 keer per dag. Dat geeft rust. Echt.

4. Doe één ding goed

Vrouwen kunnen verschillende dingen tegelijk. Dat zegt ‘men’. Behalve ik dan. Ik zou het wel willen, maar ik denk dat als je teveel dingen tegelijk doet, dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Om over efficiency en productiviteit nog maar te zwijgen. Het is volgens mij inmiddels wel bewezen dat mensen (mannen én vrouwen) toch het beste resultaat realiseren als ze maar één ding te gelijk doen. Liever één ding goed doen dan verschillende dingen half. Het levert tijdwinst op. Daar ben ik van overtuigd.

5. Neem pauze

Het blijft soms lastig, maar het werkt wel; stop af en toe even met waar je mee bezig bent! Hoe verleidelijk het ook is om het werk ‘even af te maken’ en hoe zeer het ook als ‘open deur’ klinkt: Take a break. Met of zonder chocola. Neem rust en geef je hersenen en lijf even pauze. Daarna met frisse energie er weer tegenaan. Hard werken is goed, maar hard werken met welverdiende pauze(s) is nog beter.